pertemuan 12

Struktur dan Desain Organisasi

Pada artikel kali ini saya akan membahas tentang struktur dan desain organisasi secara lebih mendalam.

Definisi Struktur Organisasi

Perkembangan dalam berbagai bidang pada beberapa tahun terakhir menjadikan organisasi-organisasi mengadakan perubahan ataupun pembaruan, terhadap bentuk struktur organisasinya. Berbagai desain struktur organisasi, dimaksudkan untuk memberikan solusi yang paling mendukung dan mempermudah secara efektif dan efisien bagi anggotanya untuk melakukan kegiatan organisasinya dalam mencapai sasaran organisasi. Berkaitan dengan hal di atas maka yang dimaksud struktur organisasi adalah dimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal dan dan lebih lanjut dapat pula dikatakan bahwa "Organization structure defines how takes are to be alocated, who reports whom, and the formal cordinating mechanisms and interaction patters that will be followed". Namun demikian, perlu diberikan batasan yang dimaksud adalah struktur, struktur adalah pola interaksi yang ditetapkan dalam suatu organisasi dan yang mengkoordinasikan teknologi dan manusia dalam organisasi.

Definisi Desain Organisasi

Desain organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk pencapaian tujuan organisasi. Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi jadi merupakan hasil dari proses desain.

Elemen-Elemen Struktur Organisasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh para manajer dalam merancang struktur organisasi, ada 6 unsur yang harus diperhatikan yaitu :

a. Spesialis Kerja

Seluruh pekerjaan yang ada di organisasi dipilah-pilah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Yang mana pada hakikatnya spesialis kerja adalah bahwa daripada seluruh pekerjaan dilakukan oleh satu individu, lebih baik setiap individu-individu berspesifikasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan yang berada di dalam sebuah organisasi sehingga tujuan akan tercapai lebih efektif.

b. Departementalisasi

Dasar-dasar yang digunakan di dalam pengelompokan pekerjaan disebut departementalisasi. 

1. Pengelompokan kegiatan berdasarkan fungsi yang dijalankan.
2. Pengelompokan kegiatan berdasarkan tipe produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut.
3. Pengelompokan kegiatan berdasarkan atas dasar geografi atau teotori.
4. Pengelompokan kegiatan berdasarkan proses.

c. Formalisasi

Mengacu sampai tingkat mana pekerjaan dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi sangat diformalkan maka pelaksanaan pekerjaan kurang mendapatkan keleluasaan untuk dapat mengerjakan sesuatu, kapan dan bagaimana cara seharusnya untuk mengerjakannya. 

d. Rantai Komando

Rantai komando adalah garis yang tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke tingkat terbawah sebuah organisasi sehingga memperjelas siapa melapor ke siapa. Misalnya kepada siapakah saya bertanggung jawab.

e. Rentang Kendali

Rentang kendali merupakan hal yang penting dalam menentukan struktur organisas, karena dalam hal ini, manajer puncak menentukan banyaknya manajer dan tingkatan yang dimiliki sebuah organisasi. Dengan beberapa bawahan manajer dapat mengarahkan anggota secara efektif dan efisien, hal inilah yang dimaksudkan rentang kendali (span of control).

f. Sentralisasi dan Desentralisasi

Dalam beberapa organisasi, manajer puncak mengambil semua keputusan dan penanganan setiap permasalah. Manajer tingkat lebih bawah semata-mata hanya melaksanakan petunjuk manajer puncak saja. Pada keadaan yang lain ada organisasi dimana pengambilan keputusan ditekan ke bawah ke manajer-manajer yang paling dekat dengan tindakan organisasi. Contoh pertama merupakan organisasi yang bersifat sangat sentralisasi dan yang kedua di desentralisasikan. Ciri dari sebuah organisasi yang sentralisasi dalah struktural yang secara inheren berbeda dari organisasi yang di desentralisasikan. Dalam suatu organisasi desentralisasi, tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan masalah, lebih banyak orang memberikan masukan ke dalam keputusan, dan makin kecil kemungkinan para karyawan merasa diasingkan dari mereka yang mengambil keputusan yang menyangkut kehidupan kerja mereka.

Model Desain Struktur Organisasi

Ada empat model ekstrem dari desain organisasi, antara lain :

• Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan  sentralisasi.
• Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
• Model Piramid, yaitu model ini di buat persis sebuah piramida.
• Model Horizontal, yaitu model ini di buat dengan menarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian fungsional masing-masing bersama tugasnya masing-masing.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

Sebagian organisasi terstruktur pada garis mekanistis, sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristus organik. Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi :

a) Strategi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi, yaitu  inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi.

b) Ukuran Organisasi

Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, depertementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier. Alih-alih ukuran mempengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.

c) Teknologi

Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

d) Lingkungan

Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis, tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin mempengaruhi organisasi.

Demikianlah artikel singkat yang membahas tentang struktur dan desain organisasi, semoga artikel ini mudah dipahami dan dapat bermanfaat untuk kita semua.